Estratégias para ter uma Comunicação Assertiva em reuniões à distância

Nesse momento em que todo o mundo está apreensivo e recluso em virtude do avanço do Coronavírus, trabalhar em casa, o chamado home office, é para muita gente um grande desafio, pois exige mudança na sua rotina e nos seus hábitos de trabalho para garantir a produtividade. Com esse distanciamento físico imposto pela quarentena, a realização de reuniões virtuais por tele ou videoconferência será imprescindível para a maioria dos profissionais que trabalham em empresas, instituições ou escritórios para manter as pessoas “conectadas” e alinhadas com as estratégias dos seus negócios.

Participar de reuniões à distância (on line), saber como fazer videoconferência de qualidade e sem perder tempo é fundamental. Afinal, ninguém quer participar de reuniões extensas e improdutivas. As videoconferências foram criadas para facilitar o trabalho em equipe e a vida das pessoas. Não para gerar ruídos na comunicação empresarial!

Confira algumas estratégias para você ter uma comunicação assertiva em reuniões à distância:

– FALE COM ÊNFASE E ENERGIA NA VOZ, uma voz monótona não vai manter a atenção dos seus ouvintes, muito pelo contrário, gera desinteresse.

– Chame as pessoas pelo NOME, isso ajuda a manter a conexão e o interesse dos participantes.

– Fale com CLAREZA e OBJETIVIDADE. Use uma linguagem acessível aos ouvintes, use exemplos e seja objetivo (evitando falar demais, gerando conversas paralelas ou entrando em detalhes desnecessários). Prolongar-se demais torna a reunião cansativa e prejudica a produtividade da mesma.

– GESTICULE naturalmente, mantenha boa postura corporal, fale olhando para a câmera e cuide da sua imagem pessoal (mesmo que você esteja em casa, reuniões profissionais requerem atitudes profissionais, por isso, evite roupas muito descontraídas)

– Fale com BOA DICÇÃO, para que todos entendam o conteúdo da sua fala. Nem sempre a qualidade do áudio é boa, por isso contrate uma boa banda larga e se esforce para falar com uma dicção bem clara e todos entenderão melhor a sua mensagem.

– OUÇA com interesse e atenção. Lembre-se que comunicação é DIÁLOGO, e não monólogo. Respeite o espaço de cada um, evite falar demais.

– Faça PERGUNTAS, demonstre interesse pelo outro e confirme seu entendimento sobre o que foi dito.

– Deixe o microfone no mudo e ligue apenas quando for falar, isso ajuda na qualidade do som e evita que ruídos e comentários desnecessários vazem para todos.

– Prefira as VÍDEOCONFERÊNCIAS do que audioconferências. A imagem ajuda a manter o interesse e a atenção dos participantes.

Por fim, algumas boas práticas que também o ajudarão a otimizar suas reuniões on line:

1) Antecedência

Chegue no ambiente virtual com antecedência mínima de 15 minutos para testar o funcionamento dos equipamentos, áudio e vídeo.

2) Material de Apoio

Tenha consigo material de apoio que possa agregar valor à sua participação (slides, planilhas, documentos, registros, etc)

3) Identificação

Lembre-se de se identificar antes de falar quando for um grupo maior de pessoas, a fim de facilitar a interatividade e o diálogo.

4) Presença

Evite levantar-se durante a realização da videoconferência passando na frente da câmera, deixando seu lugar vazio. Seria o mesmo que fazê-lo numa reunião presencial, sem dizer nada aos demais participantes.

5) Delay

É muito comum haver um pequeno delay (retardo, atraso) de cerca de 3 segundos na transmissão e recepção do sinal. É preciso paciência para se adaptar a essa limitação.

6) Naturalidade

Expresse-se de forma natural, olhando para a câmera, como se estivesse dialogando com alguém à sua frente.

7) Local apropriado

Procure um local iluminado e silencioso, evitando a interferência de barulhos ou a passagem de pessoas atrás da câmera, o que dispersa a atenção. Observe a aparência do local que a câmera vai capturar, que deve estar organizado. Prefira incidência de luz frontal.